RFID инвентаризация и учет ОС (основных средств) позволяет в существенной степени оптимизировать и сделать более эффективными целый комплекс операций по управленческому контролю и учету имущества предприятия. Есть серьезные основания полагать, что инвентаризация и учет ОС на базе RFID технологии перспективнее других более традиционных методов учета.
Классический учет ОС
При классическом учете комиссия по инвентаризации ОС осуществляет осмотр объектов и заносит в опись полное их наименование, назначение, инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные показатели. Так как все операции по инвентаризации ОС выполняются вручную, возрастает риск ошибок, что приводит к необходимости дополнительной проверки результатов описи.
Запись информации от руки и поиск инвентарного номера на каждом объекте серьезно увеличивают время учета ОС. Отсутствует возможность проверить достоверность описи ОС, которая может быть составлена без фактической проверки инвентарных номеров объектов. По практике время инвентаризации ОС в количестве 2000 штук (офисное здание 3000 кв.м.) занимает около 6 чел. / 1 мес.
Учет ОС на основе штрихкода
Технология штрихового кодирования ускоряет процесс инвентаризации ОС, так как отпадает необходимость ручной записи инвентарного номера объекта. Это также снижает процент совершаемых при описи ошибок. Однако штрихкодированные этикетки требуют замены каждый год, что связано с недолговечностью выцветающей со временем термобумаги.
Остающимся существенным недостатком учета ОС на базе штрихкода также является необходимость его поиска на инвентаризируемых объектах, так как считывание штрихкода может осуществляться только при поднесении к нему сканера на близкое расстояние. В результате процесс инвентаризации ОС может занять значительное время и прервать работу предприятия на длительный срок. Время учета ОС в количестве 2000 штук сокращается до 1 чел. / 1 мес.
Учет ОС на базе RFID технологии
Сохраняя все преимущества учета на основе штрихкода, RFID инвентаризация ОС обеспечивает не только необходимую точность описи, но и в существенной степени сокращает время на проведение учета объектов предприятия. Отсутствие необходимости прямой видимости меток при считывании, дальность уверенного прочтения метки до 3-х метров, возможность считывания сразу нескольких меток за единицу времени убыстряет процесс учета ОС и делает его максимально простым – при проведении RFID инвентаризации оператору остается зайти в помещение, нажать на кнопку мобильного RFID терминала, пройти по помещению, направляя терминал в разные стороны, и тем самым автоматически собрать информацию обо всех метках. Время RFID инвентаризации ОС в количестве 4000 штук составляет 1 чел / 1 день. Долговечность меток избавляет от необходимости повторной маркировки ОС.
Преимущества системы RFID инвентаризации и учета ОС компании Тэндо
Описание системы RFID инвентаризации и учета ОС компании Тэндо
Функционал RFID системы учета ОС обладает всеми описанными выше преимуществами, позволяя проводить быструю инвентаризацию ОС, осуществлять ежедневный контроль за ОС, получать визуальное представление места эксплуатации ОС, контролировать внос / вынос ОС, планировать закупки ОС и др.
Состав системы RFID инвентаризации и учета ОС компании Тэндо включает центральный сервер баз данных, рабочее место оператора баз данных, мобильные RFID терминалы у комиссии по инвентаризации ОС, RFID метки, закрепляемые на ОС.
Рабочее место оператора баз данных представляет собой персональный компьютер с соответствующим программным обеспечением, позволяющим осуществлять управленческий учет ОС. При отсутствии базы ОС здесь создаются все необходимые документы на ОС, которые поступают и хранятся на центральном сервере баз данных. При наличии базы ОС их списки транслируются в управленческий учет ОС. В настоящее время решены задачи передачи данных для 1С и Парус бухгалтерии, а также программных модулей компании Тэндо.
Все документы на ОС поступают на мобильные RFID терминалы, посредством которых осуществляется контроль за ОС на местах и RFID инвентаризация ОС. Так как вся информация о местах хранения ОС заведена в базу данных центрального сервера и мобильного терминала, оператор тут же получает всю информацию, где должно находиться ОС, срок эксплуатации, кто является материально ответственным лицом, когда производилась закупка ОС, каково движение ОС, где оно должно находиться.
Система учета ОС может быть дополнена RFID воротами для контроля вноса / выноса ОС. Такие ворота представляют собой стационарный RFID считыватель с комплексом присоединенных к ним RFID антенн. Данное дополнение четко фиксирует каждую единицу, вносимую / выносимую из помещения, с указанием времени прохода и описанием проносимого объекта. Это в существенной степени повышает эффективность учета ОС, позволяя, в частности, контролировать факты несанкционированного выноса объектов с предприятия.
Система RFID инвентаризации и учета ОС компании Тэндо обеспечивает создание всего комплекса документации по объекту, делает возможной эффективную идентификацию объектов с получением всех необходимых о них сведений на любом этапе учета ОС, реализует быструю и точную RFID инвентаризацию ОС, позволяет контролировать перемещение ОС внутри системы.