Компания Тэндо предлагает решения для организации учета документов в архивах.

RFID (Radio Frequency Identification) – метод автоматической идентификации объектов посредством радиосигналов.

RFID системы могут эффективно использоваться в различных областях. Среди них автоматизация производства, контроль подлинности объектов, инвентаризация основных средств, товаров и архивов, отслеживание цепи поставок продукции, управление бизнес процессами в сфере ритейла. Не менее эффективно RFID может использоваться в медицинской сфере, библиотеках, системах контроля доступа и системах лояльности.

Основные задачи, решаемые Системой ТЭНДО: RFID-архив:

• Электронная база данных документов – после сканирования документов, в центральной базе данных доступны как графические изображения документов, так и автоматически распознанные текстовые версии для полноценного контекстного поиска необходимых документов.
• Оперативный учет физически хранимых документов – Система, благодаря терминалам сбора данных, а также стационарным RFID-считывателям, всегда содержит актуальную информацию о состоянии архива.
• Охрана архива и контроль выноса документов – RFID-антенны, установленные на выходе из помещения архива, всегда оповестят охрану или заинтересованных лиц о санкционированных или не санкционированных попытках проноса документов.

Функционал системы:

• Ведение учета архивных дел и документов;
• Углубленная классификация документов и система множественных фильтров;
• Адресное хранение дел в помещениях архива с визуализацией результатов поиска и фильтрации;
• Поиск папок с документами и делами на стеллажах при помощи терминалов сбора данных RFID;
• Организация всех действий с документами, начиная с поступления и заканчивая уничтожением документов;
• Хранение и обработка электронных версий документов;
• Контекстный поиск по электронным версиям;
• Контроль выдачи дел и документов для ознакомления;
• Контроль выноса и перемещения между территориями предприятия;
• Интеграция с системами делопроизводства и документооборота.

Ключевые показатели:

• Повышение точности оперативности работы с Архивными документами;
• Контроль за сохранностью документов;
• Повышение скорости отклика на запрос дел и документов;
• Появление возможности предоставления по требованию электронных версий документов.

Главная цель архива предприятия – обеспечение сохранности документов и дел, исполнение запросов на доступ к архивным делам от подразделений и посетителей предприятия. RFID может помочь обеспечить надежное хранение документов.

Система может быть интегрирована с другими учетными системами предприятия.

RFID оборудование, установленное в рамках других проектов на предприятии, в частности систем учета основных средств. может быть использовано системой Тэндо «RFID Архив». Использование RFID оборудования несколькими системами позволяет существенно снизить стоимость решений.

Базовый состав системы включает:

• центральный сервер баз данных;
• рабочие места операторов;
• мобильные RFID терминалы;
• закрепляемые на ОС RFID-метки и стационарные RFID считыватели.

RFID-терминалы служат для полуавтоматического контроля над объектами с участием человека.

Стационарные RFID считыватели являются автоматическим средством идентификации, которое контролирует прохождение объектов и записывает необходимую информацию в базу данных системы. При помощи стационарных считывателей возможен контроль над несанкционированным выносом объектов с предприятия.