Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить
Модуль зарплаты позволяет хранить неограниченное количество элек-тронных документов (электронные копии), однако не всегда это оправдано, а иногда и не законно.
Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:
- трудовой договор;
- приказы о приеме на работу и других событиях;
- анкету сотрудника;
- обязательно трудовую книжку.
Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: ди-плом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой? Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.
В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосред-ственно не относится к трудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ:
При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных ра-ботника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федера-ции, настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд. Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персо-нальные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет. При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбит-ражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.).
Ответственность за нарушения
За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 статьи 13.11 КоАП. Его размер может достигать 50 тысяч рублей. Полный перечень возможных наказаний выглядит так:
- предупреждение;
- наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч руб-лей;
- наложение административного штрафа на должностных лиц - от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
- административный штраф на юридических лиц - от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.
При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от нака-зания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных.