В каждой компании присутствуют постоянные взаимоотношения с подрядчиками, поставщиками, покупателями. Такие взаимоотношения обычно регулируются договорными обязательствами. Это договора аренды, предоставления энергоресурсов, водоснабжения, услуги, оказываемые на постоянной основе. В торговле это договора поставки, у компаний ИТ сектора - это договора обслуживания. Вся это хозяйственная деятельность является постоянной и одновременно периодической. Обычно это месяц, квартал, год. Финансовые условия взаимоотношений описываются в договорах. Эти правила позволяют автоматизировать процесс выписки регулярных счетов, контролировать их оплату, следить за предоставлением счетов фактур и при необходимости актов выполненных работ.

Компания Тэндо уделяет достаточно много времени для создания ПО непосредственно повышающее производительность работы операторов, работающих на нашем программном обеспечении. Мы коренным образом переработали механизм работы с договорами. В окне документы договором (Документы/Договорные взаимоотношения/Документы договоров) собирается полная информация по работе с договорами. В верхней части окна выводится полный список договоров, которые были заключены собственными компаниями с поставщиками и покупателями, а также с собственным персоналом. В колонке Дата окончания выводится информация о дате окончания договора и дополнительная метка о автоматической его пролонгации. В колонке сумма, текущая сумма договора, далее название, контрагент с кем заключила ваша компания. Юридическое лицо, которое от вас заключило договор выводится в колонке Компания, далее сотрудник, отвечающий за выполнение данного договора и наконец Необходимые действия, это список проблем или тот список действий, которые необходимо на текущий момент совершить для правильного оформления и продолжения выполнения договорных обязательств. В нижней части, при выборе конкретного договора открывается список действий и документы, которые необходимо оформить для выполнения договорных обязательств. Часть действий можно выполнить тут же, часть выводиться для информации.

В столбце наименования договора выводится иконка о его свойстве с точки зрения выставления документов или их получение: периодически выполняемый (счета выставляются с заданной периодичностью, обычно это месячные счета), разовый договор – договор имеет единственную услугу, поставку с разовой суммой и последние договора не имеющие под собой никаких дополнительных документов (это договора сотрудничества, конфиденциальности, намерений и т.д.) . В столбе компания, кроме наименования компании от которой был заключен договор с поставщиком или покупателем отображается стрелка, указывающая кто является исполнителем, а кто заказчиком.

Какие же операции можно контролировать с помощью предложенного механизма?

  1. Оформление закрытия договора. Если сроки закрытия договора прошли, то система предложит закрыть данный договор или его пролонгировать. Для пролонгации договора необходимо будет сделать дополнительное соглашение и указать в самом договоре новую дату закрытия договор, если контрагент готов заключить бессрочный договор, то в карточке договора необходимо установить галочку пролонгация. В списке пролонгация договора помечается иконкой в столбце окончание договора.  Если договор выполнен, то закрытие договора возможно оформить прямо из данного окна, выбором информационного сообщения в нижней части списка сообщений и указанием в контекстном меню выполнить.
  2. Отсутствие периодического счета. Программа Товародвижение контролирует периодические счета как выставляемых другим компаниями, так и получаемых от поставщиков. Контроль осуществляется по условиям, прописанным в договорных обязательствах (в записи договора). Периодичность счетов может быть, как по месяцам, по кварталам, так и по году.  Дата выставления счета и условия до или пост оплата указываются в записи договора.  В случае, если периодический счет не выставлен или не получен, то система укажет за какой период был пропущен счет. В нижней части экрана система предложит выставить счет за пропущенную дату. Шаблон на основании которого будет выставлен счет указывается в договоре. Так как периодические счета могут быть выставлены как в виде товарного счета (присутствуют товарных карточки), так и в виде счета на услуги (дается единая описательная часть услуги), то в договоре необходимо указать какой тип счета будет использоваться в качестве шаблона на следующие периоды. Важные ограничения, если в качестве шаблона используются товарные счета то, то количество позиций в счете должно быть не больше одной, в противном случае, система не сможет изменить в дальнейшем стоимость счета так как не понятно на товарную позицию распределить изменение суммы. В таком случае, система ответит ошибкой.
  3. Отсутствие акта выполненных (сданных) работ. В случае, если в договоре указывается, что выставляемые счета должны сопровождаться актами сдачи работы, то в окне договорные взаимоотношения система будет отслеживать наличие данных документов. Причем наличие актов выполненных работ будет контролироваться как у поставщика, так и у покупателя. В случае отсутствия данного документа, оператор может тут же выполнить действия по его созданию.
  4. Отсутствие счет-фактуры. Установкой галки в записи договора – «Отлеживать счет-фактуру», позволит проверить была выписана или зарегистрирована счет-фактура. Создание счет фактуры в данном окне не делается.
  5. Наличие аванса. В случае если договор был разовый (не периодичный) и в условиях договора была прописана сумма аванса, данный механизм проверит наличие выставленного счета на аванс по договору. Создание данного документа возможно в данном окне, через пункт меню Выполнить. Аванс создается через счет на услугу.
  6. Наличие счета на закрытие договора. Для разовых договор, система проверить наличие счета на закрытие работы если срок закрытие договора вышел. При создании счета тут же будет предложен создание акта выполненной работы. Данные документы можно создать в данном окне.
  7. Наличие оплат. Данный механизм позволяет проверить имеют ли счета выставленные по договору документы на оплату. Если документы отсутствуют, то система выдаст соответствующее сообщение. Отслеживание интервала, за который пришли деньги производится в параметрах самого платежа. Теперь все наличные ордера и платежные поручения имеют не только договор, по которому пришли деньги, но и интервал, за который была произведена оплата. Важно, что счета на оплату и документы регистрирующее приход денег имеют интервалы, соответственно выполненной работы и интервалы, за который пришли деньги. Это позволяет правильно определить за какой интервал времени произведена оплата. Применение такого механизма убережет компанию от финансовых потерь, связанных с пропуском по исковой давности. Так если срок оплаты был пропущен, но тем не менее компания платила последние платежи, то после трех лет, поставщик или покупатель вправе не оплачивать выставленный вами счет ст. 196 ГПК РФ. 

Вверх

Яндекс.Метрика Яндекс цитирования Top.Mail.Ru
info
ventolin inhaler for sale http://infopillsrx.com/ventolin-inhaler-buy-cheap.html buy asthma inhalers online

© 2021 Тэндо. Дизайн Мария. Все права защищены © Копирование материалов запрещено.